為了減少企業的運輸與裝卸費用，跟單員在進行原材料跟單時應要求供應商在適當的地點交貨，因此跟單員應重點選擇那些離企業近、交通方便的供應商。只要離企業最近、方便企業裝卸運輸的地點都是適當的交貨地點。因交貨地點不當，會增加原材料的運輸、裝卸和保管成本。

　　適當的交貨數量

　　適當的交貨數量是指每次交來的原材料企業剛好夠用，不產生更多的庫存。

　　適當的交貨價格

　　一個合適的價格，要經過以下幾個環節的努力才能獲得：(1)多渠道獲得商品報價。(2)比價。(3)議價。(4)定價。

　　跟單員一般對每個產品的采購，需保留三個以上供應商的報價，有時這些供應商的價格可能相同，也可能不同。但讓這些供應商知道你有多個供應商可選擇，他只是一個競爭者，他們會努力改善合作關系，這樣企業才可能獲得最好的報價和服務。

　　原材料采購跟單的流程(1)

　　原材料采購跟單的流程為：制作采購單、采購單跟蹤、原材料檢驗與原材料進倉。

　　制作采購單

　　跟單員在制作采購單時應注意以下要點：

　　1.審查《采購原材料輔料申請單》。

　　跟單員在審查《采購原材料輔料申請單》時應著重以下內容：

　　(1)適當的采購人。采購所需的內容，只有需用部門、業務員最為清楚，由部門、業務員提出采購。

　　(2)以書面方式提出原材料的采購。

　　(3)確定原材料要求的內容。包括原材料的成分、尺寸、形狀、強度、精密度、耗損率、合格率、色澤、操作方式、維護等以及售后服務的速度、次數、地點等。

　　(4)以型號規格表明采購的標準。

　　例：(2006年試題)

　　“采購原材料輔料申請單”，通常是由跟單員制作。( 錯誤 )

　　2.熟悉采購的原材料。

　　3.價格確認。跟單員應對采購原材料的最終價格負責，跟單員有權利向其他供應商了解并尋找最佳供應商，以維護企業最大利益。

　　4.確認質量標準。

　　5.確認原材料采購量。

　　對需求部門或業務員的原材料采購量進行復核，如發現錯誤，跟單員應及時提出并進行彌補工作。

　　6.制定采購單。采購單主要內容有：原材料名稱、確認的價格及付款條件、確認的質量標準、確認的采購量、確認的交貨地點等，另附有必要的圖紙、技術規范、標準等。另外在采購單的背面，多會有附加條款的規定，亦構成采購單的一部分，其主要內容包括：(1)交貨方式。(2)驗收方式。(3)處罰條款。(4)履約保證。(5)品質保證(保修或保修期限，無償或有償換修等規定)。(6)仲裁或訴訟。(7)其他。

　　7.發出采購單。

　　采購單跟蹤

　　采購單跟蹤是跟單員花費精力最多的環節，對于那些長期合作的、信譽良好的供應商，可以不進行采購單跟蹤。但對一些重要或緊急的原材料的采購單，跟單員則應全力跟蹤。

　　1.跟蹤原材料供應商的生產加工工藝。

　　2.跟蹤原材料。跟單員必須提醒供應商及時準備原材料，不能存在馬虎心理，特別是對一些信譽較差的供應商要提高警惕。

　　3.跟蹤加工過程。不同原材料的生產加工過程是有區別的，為了保證貨期、質量，跟單員需要對加工過程進行監控。

　　4.跟蹤組裝總測，跟單員有時需向產品零部件生產廠家采購成批零部件，有的零部件需要組裝，因此必須進行組裝檢測。

　　5.跟蹤成品入庫，對重要的原材料、零部件跟單員應去供應商的倉庫查看。

　　跟蹤原材料質量檢驗

　　1.確定檢驗日期

　　跟單員應與供應商商定檢驗日期及地點，以保證較高的檢驗效率。

　　2.通知檢驗人員

　　跟單員應主動聯系質量檢驗專業人員一同前往檢驗地點進行原材料、零部件的檢驗。安排檢驗要注意原材料、零部件的輕重緩急，對緊急原材料、零部件要優先檢驗。

　　3.進行原材料檢驗

　　對一般原材料，采用正常的檢驗程序;對重要原材料，或供應商在此原材料供應上存在質量不穩定問題的，則要嚴加檢驗;對不重要的原材料，或者供應商在此原材料供應上質量穩定性一直保持較好的，則可放寬檢驗。原材料檢驗的結果分為兩種情況：合格材料、不合格材料。不合格材料的缺陷種類有：致命缺陷、嚴重缺陷、輕微缺陷。檢驗的結果應以數據檢測以及相關記錄描述為準。

　　4.處理質量檢驗問題，針對原材料缺陷程度的不同，跟單員可以采取相應的措施，如要求供應商換貨，以及包括扣款、質量整改、降級使用、取消供應商資格等。