外貿業務員 總是很忙，一到公司就沒有空閑著，寫郵件，不斷地接打電話。但每次例會，當問他們在忙些什么，需要他們匯報的時候，他們中的大多數人都說不出很詳細的內容。當他們每天下班的時候，回顧一下一天的工作的時候，都會覺得自己沒有什么具體的內容可以描述的。作為領導，我們很清楚自己的員工是否是真正的忙，因為我們在過程的同時，更要看結果。一人一年50-70萬美金的銷售額，讓我很難想象，到底會有多忙？！

有一次，讓大家都把自己一天的工作都給詳細的記錄下來。這個時候，大家才發現，很多時間是浪費在許多根本不重要或者不必要的事情上。當大家把這些事情記錄下來的時候，才會驚人的發現原來自己的一天的效率原來是這么的低！

這種現象在公司引進“富通天下 ”外貿管理軟件 之后得到了明顯的改善。這套外貿軟件 的安裝與使用，一方面規范了外貿 人員的工作流程，使工作安排更細致、全面、順暢。另一方面，在外貿管理軟件 的協助下，大大提高了外貿員的工作效率，創造出更大的利潤。

單單以外貿管理軟件 中的郵件功能 來看，在沒有使用外貿軟件 前，業務員一般都是用私人郵箱進行收發郵件。由于其功能的不完善，鋪天蓋地的廣告及垃圾郵件充斥滿了郵箱，業務員手動一封封查閱，自然費時費力，更別提效果了。但如果使用外貿管理軟件 ，系統則自動清理垃圾郵件，留重要的郵件等待業務員處理，一目了然。

同時，外貿管理軟件 還能自動分揀新老客戶的郵件，業務員一打開郵箱，就可以根據工作的輕重緩急進行郵件處理。而如果業務員因為工作繁忙或者一時疏忽，沒能及時處理，系統則會自動提示業務員哪些郵件有一個月沒有跟蹤或回復了。這在無形中提高了工作效率，增加了捕獲訂單的能力。

通常我們都說2-8定律，其實我們應該把80%的時候花費在20%最最重要的事情上。外貿管理軟件 的使用，則很好地協助外貿人員高效安排自己的工作。